Outlook ile ilgili ipucu serimize birkaç kısa yol hatırlatarak devam edelim:

- Ctrl + R = Cevapla
- Ctrl + F = İlet
- Ctrl + Shift + R = Tümünü cevapla (Reply All)
- Ctrl + Enter = Gönder

İlgili diğer yazılar:

Outlook’ da arşiv klasörleri kullanımı | Hayat İpucu

Outlook 2007 ye genel bakış: “Muhte em T rk e Deste i” | webzine

Microsoft masaüstü araması ile aradığınızı hemen bulun | Hayat İpucu

Okunmamış epostalarınızı hızla cevaplamak için 10 ipucu

1 – Günlük bir plan ve iş listesi hazırlayın

2 – Rahatsız edilebileceğiniz zaman aralıkları tanımlayın

Sürekli size birilerinin soru sorması ve danışması gerekiyorsa bunları 14-16 arası gibi bir saatte tanımlayın

3 – Toplantı ve görüşme kutulaması yapın.

Bir iş için 30 dakika ayırdıktan sonra eğer bitmemişse başka bir zaman tanımlayın, bitinceye kadar devam etmeyin. Çünkü diğer işleriniz bitmiyor olacak bu durumda.

4 – Eposta filtreleri kullanın. Gmail kullanın. Diğer eposta ipuçlarımıza bir bakın:

Okunmamış epostalarınızı hızla cevaplamak için 10 ipucu

Epostaları yönetmek ve mutlu bir inbox

Devamı, eposta ipuçları

5 – Sabah kişisel eposta kontrol etmeyin

6 – MSN, Gtalk gibi programları hiç açmayın, mecbursanız da statusunuzu ayarlayın

7 – Uygun tür müzikler dinleyin

Müzik dinleyerek fondaki bir çok gereksiz sesi bastırabilirsiniz.

8 – Kulaklık takın ama müzik dinlemeyin

Bu da farklı bir uygulama ile müziğin de dikkatinizi dağıttığı durumlarda yardımcı olabilir

9 – Su şişenizi doldurun

Her susadığınızda kalkıp su doldurmak yerine bir seferde şişenizi doldurun ve gün boyu masanızda için suyunuz.

10 – Sıkıcı ve tekrar gerektiren işler için uygun bir zaman bulun

11 – Yemeğinizi yanınızda getirin, masanızda yiyin

Sürekli yapılacak bir şey değil ama gerçekten sıkışık bir zaman çizelgesinde bir proje yetiştirmeye çalışıyorsanız faydalı olacaktır. Yada yemek derdinden tümüyle kurtulmak için oruç tutabilirsiniz.

12 – Uzun kişisel konuşmalar yapmayın

Bu hem sizi hem de açık ofiste yanınızda çalışan kişileri rahatsız eder

13 – Masanızı temizleyin

Karmaşık bir masaüstü, hem gerçek masada hem de bilgisayarınızda sizi geciktirir

14 – İyi bir sandalye bulun

Sandalyenizi değiştiremiyorsanız bile bel destekli özel yastıklardan edinebilir ve oturuş pozisyonunuzu ayarlayabilirsiniz.

Detay : bilgisayar kullanırken ergonomi

15 – Bilgisayarınızda kısayollar kullanın.

Devamı : bilgisayar

16 – Kullanmadığınız programları kapatın

17 – Çok gerekli olmayan sitelerdeki zamanı azaltın

Özellikle haber sitelerine yada Digg, Delicious, Facebook gibi girdiğinizde çıkmanızın epey zaman alabileceği sitelerden uzak durun. Mümkün mertebe hiç açmayın

18 – Bakış açınızı değiştirin ve çalışırken eğlenmeye bakın.

Kaynak

Bu yazımızdaki ipucumuz, erken kalkmak için yardımcı olacak püf noktaları içeriyor.

1 – Kalmak için iyi bir nedeniniz olsun

2 – Sabahları verimli ve üretken olun

3 – Yeterince uyuyun
6-7 saat yetişkin bir insan için yeterlidir.

4 – Daha erken yatın
Aynı saatlerde yatın, aynı saatlerde kalkın

5 – Daha verimli uyuyun
Zifiri karanlıkta, havalandırması iyi olan, rahat ama çok yumuşak olmayan bir yatak tercih edin.

6 – Daha fazla 10 dakika yok
Sürekli alarmı erteleyip durmayın, bunun sonu yok

7 – Yataktan bir anda kalkın
Üşengeç ve tembel davranırsanız tekrar uykuya dalabilirsiniz

8 – Birden fazla alarm kullanın
Odanın farklı yerlerinde ve kalkıp kapatmanız gereken yüksek sesli ve güzel müziklerden oluşan alarmlar kullanın

Kaynak : Waking Up Early – 15 Tips That Work

Epostaları yönetmekle ilgili detaylı bir yazının ana hatları şöyle;

1 – Yoksa bir Gmail hesabı açın
2 – Diğer tüm epostalarınızı bu adrese yönlendirin
3 – Gmail içerisinde 2 hafta içerisinde aksiyon almanız gereken epostaları Yıldızlayarak bir eposta yapılacaklar listesi hazırlayın

iPhone, Blackberry, PDA, Netbook sevmem ben kardeşim, bana kanlı canlı kalemle yazı yazabileceğim eski toprak bir not defteri bul getir diyenlere özel bir araştırma.

The Cool Factor – Never Let Them See You Sweat – NYTimes.com

Mail Trends

Gününüzün önemli bir kısmını eposta cevaplayarak mı geçiriyorsunuz? Dolu eposta kutunuzu kısa sürede sıfırlayıp, okunmamış epostaları hızla aksiyona çevirebilmek elinizde:

1 – Temel problemimiz okunmamış epostaları mümkün olan en hızlı şekilde aksiyona çevirecek oturmuş bir sistemimiz bulunmamasından kaynaklanıyor.

2 – Eğer 2 hafta yada daha eski süreden beri okunmamış epostalarınız varsa bunları bir klasöre atın ve okunmuş sayın, çok da fazla üzülmeyin.

3 – Aylık arşiv klasörleri oluşturun, her ay başladığında önceki aya ait tüm epostalarınızı (gönderilen ve gelen) aya ait arşiv klasörüne taşıyın (0811 gibi bir kodlama izleyebilirsiniz, 2008 Kasım demek ve otomatik sıralanacaktır)

4 – Tema kullanan eposta programları kullanabilirsiniz ( MailTemplate,  Thunderbird) . İmzanızın başına ‘Teşekkürler’ yada ‘İyi çalışmalar’ gibi bir ifade eklerseniz her epostanızda bu kelimeleri tekrar tekrar yazmak zorunda kalmazsınız.

5 – Az önemli epostalar ve çok önemli epostalar için farklı filtreler hazırlayın. Az önemliler : blog yorumları, Facebook vb yerlerden gelen friend requestler, eposta listeleri, newsletter lar, spam olmayan ebültenler..

6 – Bir epostayı okuduktan sonra ‘Aman bee’ dediyseniz, ya kısaca bir teşekkür epostası gönderin yada direk silin, hadi bilemedin arşivleyin, o da olmadı okunmuş sayın (kafanızdan da)

7 – Kısayollar kullanın! Outlook’ da, Ctrl + R ile cevaplayabilir, Shift+Ctrl+R ile herkesi cevaplayabilir, Ctrl+F ile epostayı iletebilirsiniz. Bunları küçümsemeyin, hayatınızın sonuna kadar toplasanız 3-5 saatinizi Ctrl + R yerine fareyi cevaplaya götürüp tıklamakla geçiriyor olabilirsiniz.

8 – Epostalarda detayları atlamayın ama roman okur gibi de okumayın. Alacağınız aksiyona okurken karar verin ve hemen cevaplayın / iletin.

9 – Eğer bu akışa dayanmak istiyorsanız her zaman epostaya hakettiği değeri verin. Eğer hayati aciliyeti olan bir konuysa telefondan ulaşılabilirdiniz. Gerçi şahsım adına telefondan ulaşmaktansa bana epostayla ulaşmak daha kolay olabiliyor. Herneyse, epostalara hakettiklerinden fazla zaman ayırmayın (Bu ortalama bir eposta için genelde cevaplama dahil 60 saniyedir!)

10 – Eğer çabalamanıza rağmen spam / gereksiz / önemsiz epostalardan kurtulamıyorsanız, yeni bir hesap açarak, bu maddelere dikkat ederek ve gereksiz hiçbir yere abonelik vb yapmadan sıfırdan başlayabilirsiniz.

43 Folders Series: Inbox Zero

Windows Desktop Search sürekli görev çubuğundan görünür halde duracağından anında arama yapabilir ve sonuçları alabilirsiniz. Yaptığınız arama otomatikman tüm PDF, word, excel, ofis dosyaları, epostalar, txt dosyaları gibi içi indekslenebilir tüm dosyalar arasında aranacaktır. Outlook dosyalarınıza arşivleriniz de dahildir, dolayısıyla dosya sisteminiz ne kadar dağınık olursa olsun burada aradığınızı kolayca bulabilirsiniz.

Google Desktop ise IP adresi üzerinden çalışan bir sistemle tarayıcı üzerinden arama yaptığından, bazı işyerlerinde buna erişim konusunda Proxy vb nedenlerle sorun yaşayabilirsiniz. Bunu önlemek ve IT departmanınıza, kardeşim microsoft yapmış işte, diyebilmek için Microsoft Desktop Search tercih sebebi olabilir.

İş hayatında en çok kullanılan ve sürekli açık duran programların başında Microsoft Outlook gelir. Outlook’ u hızlı ve yetkin kullanıyor olmanız, gerçekten üzerinde düşünmeniz gereken iş konularına da yeterince eğilebilmeniz anlamına gelir.

Genelde Exchange Server tarafından size atanmış eposta alanı sürekli dolacaktır. Bu yüzden epostalarınızı sürekli olarak arşiv klasörlerinize taşımalısınız. Bunun için gönderilmiş ve gelen iletilerinizi aylık arşivler halinde saklayabilirsiniz. Böylece aradığınız dosyaya ulaşmanız daha kolay olur. Hem de Gelen kutunuzun boyutu çok büyümeyeceğinden performans sorunları yaşamazsınız.