Okunmamış epostalarınızı hızla cevaplamak için 10 ipucu
Gününüzün önemli bir kısmını eposta cevaplayarak mı geçiriyorsunuz? Dolu eposta kutunuzu kısa sürede sıfırlayıp, okunmamış epostaları hızla aksiyona çevirebilmek elinizde:
1 – Temel problemimiz okunmamış epostaları mümkün olan en hızlı şekilde aksiyona çevirecek oturmuş bir sistemimiz bulunmamasından kaynaklanıyor.
2 – Eğer 2 hafta yada daha eski süreden beri okunmamış epostalarınız varsa bunları bir klasöre atın ve okunmuş sayın, çok da fazla üzülmeyin.
3 – Aylık arşiv klasörleri oluşturun, her ay başladığında önceki aya ait tüm epostalarınızı (gönderilen ve gelen) aya ait arşiv klasörüne taşıyın (0811 gibi bir kodlama izleyebilirsiniz, 2008 Kasım demek ve otomatik sıralanacaktır)
4 – Tema kullanan eposta programları kullanabilirsiniz ( MailTemplate, Thunderbird) . İmzanızın başına ‘Teşekkürler’ yada ‘İyi çalışmalar’ gibi bir ifade eklerseniz her epostanızda bu kelimeleri tekrar tekrar yazmak zorunda kalmazsınız.
5 – Az önemli epostalar ve çok önemli epostalar için farklı filtreler hazırlayın. Az önemliler : blog yorumları, Facebook vb yerlerden gelen friend requestler, eposta listeleri, newsletter lar, spam olmayan ebültenler..
6 – Bir epostayı okuduktan sonra ‘Aman bee’ dediyseniz, ya kısaca bir teşekkür epostası gönderin yada direk silin, hadi bilemedin arşivleyin, o da olmadı okunmuş sayın (kafanızdan da)
7 – Kısayollar kullanın! Outlook’ da, Ctrl + R ile cevaplayabilir, Shift+Ctrl+R ile herkesi cevaplayabilir, Ctrl+F ile epostayı iletebilirsiniz. Bunları küçümsemeyin, hayatınızın sonuna kadar toplasanız 3-5 saatinizi Ctrl + R yerine fareyi cevaplaya götürüp tıklamakla geçiriyor olabilirsiniz.
8 – Epostalarda detayları atlamayın ama roman okur gibi de okumayın. Alacağınız aksiyona okurken karar verin ve hemen cevaplayın / iletin.
9 – Eğer bu akışa dayanmak istiyorsanız her zaman epostaya hakettiği değeri verin. Eğer hayati aciliyeti olan bir konuysa telefondan ulaşılabilirdiniz. Gerçi şahsım adına telefondan ulaşmaktansa bana epostayla ulaşmak daha kolay olabiliyor. Herneyse, epostalara hakettiklerinden fazla zaman ayırmayın (Bu ortalama bir eposta için genelde cevaplama dahil 60 saniyedir!)
10 – Eğer çabalamanıza rağmen spam / gereksiz / önemsiz epostalardan kurtulamıyorsanız, yeni bir hesap açarak, bu maddelere dikkat ederek ve gereksiz hiçbir yere abonelik vb yapmadan sıfırdan başlayabilirsiniz.
43 Folders Series: Inbox Zero
warnerbladepowered
